¿Cómo comunicarse con los ejecutivos de nivel C?
Permítame preguntarle… ¿cómo abordaría una reunión con un ejecutivo de alto nivel?
Como coach de liderazgo, a veces me preguntan si me comunico de la misma manera con distintas personas de todos los niveles de una organización, especialmente en lo que respecta a la comunicación con la alta dirección. Básicamente, ¿deberíamos hablar con ejecutivos y líderes sénior del mismo modo en que hablamos con nuestros colegas?
Es una gran pregunta, y la respuesta es tanto sí como no.
Sí, porque la humanidad es el corazón de toda comunicación, y es en ese nivel donde mejor conectamos unos con otros. No, porque los altos ejecutivos suelen trabajar a un ritmo y con un nivel de responsabilidad distintos. Para que las interacciones salgan bien, es clave ser consciente de esas diferencias y crear maneras de trabajar con ellas.
Si alguna vez se ha reunido directamente con un ejecutivo de nivel C (la «C» de CEO, CFO, CTO, CXO, etc.), sabe que hay una atmósfera distinta a la de otros tipos de reuniones. Se espera eficiencia y franqueza, y perder el tiempo no es una opción. Puede ser una experiencia desconcertante si no está acostumbrado, pero con orientación y preparación, comunicarse con ejecutivos de nivel C y con la alta dirección puede empezar a sentirse mucho más humano y accesible.
Reunirse con los niveles superiores del liderazgo puede ser una oportunidad significativa. Incluso si no le interesa ascender en la escalera (lo cual está perfectamente bien, ya que hay muchas maneras de crecer y expandir su vida más allá de su carrera), puede seguir siendo una oportunidad de incorporar nuevas perspectivas a su campo de visión y de ampliar su experiencia en esta área de su vida.
Algo que hay que tener presente es que el tiempo y la atención de un ejecutivo son un bien escaso. No es porque no les interese conocer a las personas que mantienen en marcha su organización. De hecho, muchos de los ejecutivos con los que trabajo realmente desean conectar con todos, pero sus agendas no lo permiten. Recuerde que los ejecutivos no solo rinden cuentas por el éxito corporativo, sino también por la estabilidad laboral de decenas – a veces cientos o incluso miles – de personas, por la seguridad en el lugar de trabajo, por garantizar un entorno inclusivo y mucho más. Puede ser una carga pesada que consume mucho tiempo, concentración y energía. Esa «atmósfera distinta» que mencioné antes suele derivarse de esa presión.
Si eso le hace sentirse intimidado, no se preocupe. ¡No está solo! Cómo comunicarse con los ejecutivos no es solo una pregunta que recibo de mis clientes; es un tema de conversación habitual en eventos y conferencias profesionales, ¡e incluso entre los equipos directivos de alto nivel con los que he trabajado!
El cambio de mentalidad n.º 1 para comunicarse con ejecutivos
Puede parecer un cambio sencillo, pero quiero que recuerde que los ejecutivos son humanos.
Sí, ¡ese es el cambio! Este cambio le ayudará a sentirse tranquilo, pero también le permitirá conectar mejor con ejecutivos y altos mandos.
¿Qué significa realmente aceptar que la alta dirección es humana? Significa darse cuenta de que las preocupaciones, ansiedades, dificultades e incluso vergüenzas muy humanas con las que todos lidian en la vida… los ejecutivos también las afrontan.
No son una especie de ser superior que nunca se equivoca. Son simplemente personas. Tienen ropa que lavar. Citas con el dentista que pedir. Metas de estilo de vida que les cuesta alcanzar. Armarios desordenados que esperan que nadie vea. Suegros que los sacan de quicio. Hijos que cuidar. Pantalones que ya no les quedan. Pasatiempos abandonados. Placeres culposos. Malos hábitos. Estrés. Alegrías sencillas. Son. Simplemente. Personas.
Cuando empecé a trabajar con clientes de nivel C, admito que me sentía intimidada. Sin embargo, pronto me di cuenta de que no solo tenían tantos miedos como cualquier otra persona, sino que además se sentían más aislados y necesitados de más apoyo. De hecho, ¡suelen ser los clientes que más luchan con sus Saboteadores!
Por eso, de verdad está bien dejar caer las máscaras. ¡Deje salir su lado peculiar! Sí, comunicarse con ellos es algo distinto por su función, pero no necesita actuar para cumplir un estándar inalcanzable. Sea realmente usted mismo. Su mejor versión y la más pulida, pero usted mismo.
8 consejos para la comunicación con ejecutivos
1. Póngase en la mentalidad adecuada.
Su mentalidad es la base de todo lo que viene después. Se trata de establecer su intención con claridad y de asumir plenamente el liderazgo de sí mismo.
Haga un plan de lo que necesite hacer para presentarse con claridad y confianza. Quizá le vaya mejor después de meditar, caminar, practicar el arraigo (grounding), hacer ejercicios de respiración, leer citas o pasajes inspiradores, realizar su secuencia de yoga favorita, dedicar tiempo a la visualización o escuchar música. Decida de antemano lo que necesita y programe esa actividad en su agenda, inmediatamente antes de su reunión.
Al comenzar por su mentalidad y tomar el control de ella de forma intencional y casi ritual, puede presentarse como su mejor y más auténtica versión y liderarse a sí mismo desde el corazón. Se sentirá más relajado y eso se notará en cómo habla y se desenvuelve. Sí, necesita ir al grano en la reunión, pero igual de importante es crear un punto de conexión – consigo mismo y con la(s) persona(s) con quien(es) se reúne. Entrar a la reunión con una mentalidad clara y segura se lo permitirá.
2. Comience por el propósito.
Tenga clara su visión y establezca la intención de ¡lograr que se sumen a ella!
¿Cuál es el objetivo final de la reunión? ¿Qué quiere lograr? Cuando pienso en cómo tratar con la alta dirección y los ejecutivos, empiezo por lo que es importante para las personas en su posición. Hacer que las cosas sucedan suele estar en los primeros lugares de su lista. Si simplemente dice que quiere debatir ideas, puede dar la impresión de baja prioridad. No porque sus ideas no tengan valor, sino porque los ejecutivos suelen estar bajo presión para que las cosas se concreten.
En su lugar, opte por afirmaciones definitivas, como: «Mi objetivo de hoy es ver si podemos acordar nuestros próximos pasos», o «Me gustaría determinar una solución para nuestro problema de personal», o «Mi esperanza es obtener hoy la aprobación final de este presupuesto».
Si su intención realmente es debatir o hacer una lluvia de ideas, incluya el «por qué»; el propósito. Podría sonar así: «Me gustaría aclarar algunas cuestiones hoy para poder tomar una decisión firme sobre el futuro», o «Tengo una idea que quiero comentar para poder empezar a ponerla en marcha o volver a la mesa de diseño».
Hacer que las cosas sucedan es importante para los ejecutivos, y se verá bien que usted comparta esa prioridad.
3. Vaya al grano.
Ya ha expuesto su propósito, ahora vaya al corazón del asunto. ¿Cuál es su conclusión esencial?
Su conclusión esencial podría sonar así: «Con nuestro personal actual, el plazo de este proyecto implicará horas extra significativas. Exigimos horas extra en el proyecto anterior y creo firmemente que, si lo repetimos, tendrá un impacto negativo en la organización». O podría sonar así: «Todos somos conscientes de cómo ha cambiado la economía en los últimos años. Como resultado, esta propuesta de presupuesto es mayor que en años anteriores. Empecemos por lo que ha cambiado y por qué».
No evite los temas difíciles ni ande con rodeos con las malas noticias. A nadie le gusta oír – ni dar – malas noticias, pero un líder sólido valora la honestidad y la eficiencia de ponerlas sobre la mesa. La transparencia genera confianza. Sea valiente, seguro y claro.
4. Aporte estructura.
Uno de los mayores desafíos de los ejecutivos es que deben cambiar rápidamente de tema a lo largo del día. Y casi todos los temas serán urgentes, de alta prioridad, o ambas cosas. Es suficiente para que a cualquiera le dé vueltas la cabeza. Recuerde ese cambio de mentalidad: son humanos.
Dar estructura a su exposición les ayudará a captar rápidamente los puntos clave del asunto. Si está haciendo una presentación, enuncie de forma rápida y concisa los 3 puntos que tratará (o el número que sea, pero hay una razón por la que el 3 se llama el número «mágico»). Junto con el coraje y la confianza, entreno a mis clientes para que siempre entren también con compasión. Una presentación bien estructurada y fácil de seguir es un acto de compasión.
Si es una reunión más informal, puede simplemente enunciar los puntos que desea tratar. Mejor aún, téngalos anotados en un bloc frente a usted para no titubear y para mostrar lo preparado que está. Procure que sea breve.
5. Incluya métricas.
Las métricas, estadísticas y datos son la «evidencia sólida» al presentar su caso o idea. Los ejecutivos saben que el impacto de sus decisiones puede ser de gran alcance y no lo toman a la ligera. Cuando cuenta con métricas que respaldan sus ideas o inquietudes, demuestra que se lo toma en serio y aporta un contexto importante para ayudar a los ejecutivos a decidir.
Idealmente, sus métricas mostrarán un vínculo directo con el desempeño de la organización. Por ejemplo, quizá pueda demostrar que, aunque el costo inicial de cambiar de proveedores será mayor, el ahorro a largo plazo será superior. Quizá pueda mostrar caídas generales de productividad o calidad cuando los plazos de los proyectos son ajustados, o cómo ciertas iniciativas de ventas no están teniendo un impacto suficientemente alto.
Si sus métricas no tienen un vínculo directo, asegúrese de que sean contundentes y provengan de fuentes creíbles. Supongamos que quiere que la empresa considere más oportunidades de trabajo remoto, pero no hay métricas internas que respalden su idea. En ese caso, puede buscar investigaciones sobre compromiso y productividad de los empleados, así como sobre el ahorro de costos organizacional en relación con el trabajo remoto. Asegúrese de que sus fuentes sean respetadas y creíbles, y de que los detalles de cualquier estudio también puedan aplicarse a su organización.
6. Alinee todo con los objetivos y valores corporativos… y también con los suyos.
Los mandos medios y altos, los líderes y los ejecutivos ya hacen esto todos los días. Suele ser la mayor influencia en sus decisiones: ¿esto está alineado con nuestros objetivos?
Si lo que presenta no está claramente alineado con esas metas, es muy probable que reciba un «no». A veces ese «no» llega como algo del estilo: «Idea interesante. Retomemos esto el próximo año/trimestre». De cualquier modo, no será una prioridad.
Es posible que su idea deba pasar a ser parte de los objetivos corporativos. Si eso es lo que cree, entonces ese debe ser su punto de partida – su conclusión esencial. Prepárese para la resistencia porque, como dije, los objetivos existentes son lo primero en la mente de los ejecutivos. No lo evite si es algo que siente con firmeza. Solo sepa que probablemente será un camino más arduo.
Los objetivos corporativos generales deberían ser accesibles para todos los empleados. Antes incluso de esbozar su idea, imprima o anote esos objetivos y vea cómo se alinea su idea con ellos. Si no se alinea, es momento de volver a la mesa de diseño (y/o hacerse algunas preguntas profundas sobre su propósito e ikigai, sobre todo si siente con fuerza su idea).
Si se alinea, estupendo. Deje esa alineación abundantemente clara en cómo presenta y en cómo responde a las preguntas.
En cuanto a sus propios objetivos y valores, pregúntese cómo encaja esto con su visión de conjunto para usted. A veces, cuando queremos avanzar en nuestra carrera, olvidamos preguntarnos si los pasos que damos realmente están alineados con esa visión. Eso puede llevarnos a asumir proyectos para ser buenos compañeros de equipo, cuando en realidad esos proyectos nos alejan de lo que queremos. O a buscar un ascenso que en realidad no deseamos, pero que sí parece «salir adelante».
Recuerde, ante todo, que su trabajo es liderarse a sí mismo. Nadie más lo hará por usted, y nadie más puede hacerlo tan bien como usted.
7. Esté abierto – REALMENTE abierto – al feedback.
Lo más importante con el feedback es practicar el desapego. El desapego significa no atar su identidad o su sentido de valía personal a nada externo a usted. Esta práctica le permite escuchar el feedback con objetividad y no tomarse las críticas como algo personal.
Si los ejecutivos hacen preguntas difíciles, puede sentirse como si estuviera bajo ataque. Pero en realidad es señal de que se toman en serio sus ideas. Su trabajo es profundizar, así que si lo están haciendo, significa que están implicados. Practicar el desapego en ese momento le permite responder con mayor claridad y confianza, manteniendo intacto su sentido de valía personal.
El desapego también le permite considerar con objetividad dónde puede estar equivocado o necesitar reconsiderar su postura. Reconocerlo abiertamente es señal de gran madurez, profesionalismo y disposición a crecer.
Cuando está verdaderamente abierto al feedback, abre caminos para la cocreación. Es entonces cuando ambas partes se implican plenamente y empiezan a trabajar juntas en el diseño de soluciones. Deja de tratarse solo de la tarea en cuestión y pasa a ser también una oportunidad para construir una relación. Cuando está plenamente abierto al feedback – abierto a que su idea sea un trabajo en progreso – suceden cosas estupendas. Claro, puede que termine volviendo a la mesa de diseño, pero parte de ese resultado es que ha tenido una interacción cocreativa con el liderazgo de alto nivel, y eso deja una impresión poderosa.
8. Cierre con su petición.
Se reúne con este ejecutivo/alto directivo/equipo directivo en particular por una razón. ¿Qué es, específicamente, lo que quiere de ellos? Esto es muy importante. Muchos nos paralizamos en este punto. Tenemos miedo de hacer peticiones. Pero si no pedimos, no podemos avanzar.
Su «petición» podría sonar así: «Dada esa información, ¿estaría dispuesto a aprobar la contratación de dos miembros adicionales de personal?», o «Personalmente, me inclino por la opción 2 por las métricas de costos. ¿Estaría dispuesto a dar su aprobación?», o «Entiendo que hay factores que usted debe considerar. ¿Sería posible tomar una decisión para el viernes?»
Cómo prepararse para una reunión con la alta dirección
Cuando se reúne con ejecutivos, o con cualquier persona de agenda saturada o estresante, la brevedad importa. Pero también necesita transmitir su idea central. Prepararse para ello, asegurándose de usar las palabras correctas de la manera correcta, y SOLO las palabras correctas, lleva tiempo.
También lleva tiempo y preparación sentirse a gusto ante un grupo o en una conversación individual con la alta dirección. Sentirse a gusto es más que ganar confianza. Es también poder sentirse en paz en su cuerpo y con su voz.
La buena noticia es que el trabajo de lograr brevedad le ayuda a ganar seguridad con su tema.
Para profundizar en cómo dar presentaciones (lo cual también puede ayudar en reuniones informales), este artículo sobre cómo preparar y ofrecer grandes presentaciones le será de ayuda.
Además de ese recurso, aquí tiene algunos consejos para prepararse:
- Pregúntese: «¿Qué es lo más importante aquí?»
- Determine la influencia que desea tener.
- Escriba todo lo que quiere decir y luego edite. Sin piedad.
- Practique en voz alta lo que va a decir.
- Practique equivocarse. ¡Sí, leyó bien! Cuando cometa un error en la práctica, resista el impulso de empezar de nuevo, la necesidad de ser perfecto. En lugar de eso, intente bailar con el momento; aproveche la oportunidad para abrazar la vulnerabilidad profesional y crear algo maravilloso. Esto también le ayudará con el miedo a equivocarse, para que no se bloquee si ocurre «en vivo».
- Practique aún más con personas de su confianza (incluida la parte de equivocarse).
- Pida a un amigo, colega o coach de confianza que haga el papel del ejecutivo y le plantee algunas preguntas difíciles.
- Considere su BATNA para mantenerse centrado durante una conversación.
- Si lucha con el síndrome del impostor, considere cómo su lugar de trabajo puede contribuir a ello, y prepárese. Quizá le convenga repasar algunos escenarios que podría encontrar y decidir cómo responderá.
- Explore sus propios modelos mentales y los de las personas con quienes se reúne, para descubrir posibles puntos ciegos o caminos alternativos.
- Si se bloquea o le dicen que no, pregunte: «¿Qué más es posible aquí?» para abrir más posibilidades y la cocreación.
- Asuma la responsabilidad incondicional de su enfoque y su respuesta.
- Suelte el resultado. Lo único que puede controlar es su enfoque y su respuesta (vea el punto anterior). Si se deja arrastrar por la preocupación por el resultado, no está poniendo toda la fuerza de su energía en mostrar su mejor versión.
- Practique un poco más.
Es cierto que vivimos en un mundo de estructuras sociales obsoletas, creencias limitantes y comportamientos tóxicos. Todo eso puede hacer que comunicarse con eficacia parezca abrumador. Sin embargo, también es cierto que vivimos en un mundo donde esas cosas están cambiando y donde surgen mejores maneras de ser. Y es cierto que cada uno de nosotros contribuye a crear un mundo mejor al mostrar su versión más auténtica y singular. Vuelva una y otra vez a ese cambio de mentalidad, simple pero poderoso: los ejecutivos son humanos. ¡Y usted también! Tienen roles distintos, pero ambos son igualmente dignos de ser escuchados, respetados y valorados.
Si desea orientación, para usted o para su equipo, para fortalecer sus habilidades de comunicación y practicar un liderazgo más consciente, le invito a ponerse en contacto conmigo.