How Do You Communicate with C-Level Executives?

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Comment communiquer avec les dirigeants de haut niveau ?

Permettez-moi de vous poser une question… comment aborderiez-vous une réunion avec un cadre dirigeant de haut niveau ?

En tant que coach en leadership, on me demande parfois si je communique de la même manière avec différentes personnes à tous les niveaux d'une organisation, notamment avec la haute direction. En d'autres termes, devons-nous nous adresser aux dirigeants et aux cadres supérieurs de la même façon qu'à nos collègues ?

C'est une excellente question, et la réponse est à la fois oui et non.

Oui, car l'humanité est au cœur de toute communication et c'est à ce niveau que nous communiquons le mieux. Non, car les dirigeants travaillent souvent à un rythme et avec un niveau de responsabilité différents. Pour que les interactions se déroulent bien, il est essentiel de tenir compte de ces différences et de trouver des solutions pour les gérer.

Si vous avez déjà rencontré directement un Cadre dirigeant de niveau C (“ C ” comme PDG, directeur financier, directeur technique, CXO, etc.), Vous savez, l'ambiance est différente de celle des autres types de réunions. L'efficacité et la franchise sont de rigueur, et les pertes de temps sont proscrites. Cela peut être déstabilisant si vous n'y êtes pas habitué, mais avec un accompagnement et une préparation adéquats, communiquer avec les dirigeants et les cadres supérieurs peut devenir beaucoup plus humain et accessible.

Rencontrer des cadres supérieurs peut s'avérer très enrichissant. Même si l'ascension professionnelle n'est pas votre objectif (ce qui est tout à fait normal, car il existe de nombreuses façons de s'épanouir au-delà de sa carrière), cela peut vous permettre d'élargir vos horizons et d'enrichir votre expérience dans ce domaine.

Il est important de comprendre que le temps et l'attention des dirigeants sont précieux. Ce n'est pas qu'ils ne souhaitent pas connaître les personnes qui font tourner leur organisation. En réalité, nombre de dirigeants avec lesquels je travaille désirent vraiment nouer des liens avec chacun, mais leur emploi du temps ne le leur permet pas. N'oubliez pas que les dirigeants sont responsables non seulement du succès de l'entreprise, mais aussi de la sécurité d'emploi de dizaines, voire de centaines ou même de milliers de personnes, ainsi que de la sécurité au travail, garantissant ainsi un environnement de travail sûr et propice à la collaboration. environnement inclusif, Et bien plus encore. Cela peut représenter un lourd fardeau qui accapare beaucoup de temps, d'attention et d'énergie. Ce “ sentiment différent ” dont je parlais plus tôt découle souvent de cette pression.

Si cela vous intimide, rassurez-vous : vous n’êtes pas seul ! La communication avec les dirigeants n’est pas seulement une question que me posent mes clients ; c’est un sujet de discussion courant lors d’événements et de conférences professionnelles, et même au sein des équipes dirigeantes de haut niveau avec lesquelles j’ai collaboré !

Dans cet article, nous explorerons :

Le changement de mentalité numéro 1 pour communiquer avec les dirigeants
8 conseils pour une communication efficace des dirigeants
Comment se préparer à une réunion avec la haute direction

Le changement de mentalité numéro 1 pour communiquer avec les dirigeants

Cela peut paraître un changement simple, mais je veux que vous vous souveniez que Les dirigeants sont des êtres humains.

Oui, c'est ça le changement ! Ce changement vous permettra d'être plus à l'aise, mais aussi de mieux communiquer avec les cadres et la haute direction.

Que signifie réellement considérer les hauts dirigeants comme des êtres humains ? Cela signifie réaliser que les soucis, les angoisses, les difficultés et même les moments embarrassants que tout le monde connaît dans la vie… les dirigeants aussi.

Ce ne sont pas des êtres supérieurs infaillibles. Ce sont des gens comme les autres. Ils ont du linge à laver, des rendez-vous chez le dentiste, des objectifs de vie difficiles à atteindre, des placards encombrés qu'ils espèrent cacher, une belle-famille exaspérante, des enfants à s'occuper, des pantalons devenus trop petits, des loisirs abandonnés, des petits plaisirs coupables, de mauvaises habitudes, du stress, des joies simples. Ce sont des gens comme les autres.

Lorsque j'ai commencé à travailler avec des clients de haut niveau, j'avoue que je me sentais intimidée. Cependant, j'ai rapidement réalisé qu'ils avaient autant de craintes que n'importe qui d'autre, et qu'ils ressentaient aussi… plus isolé et qui ont besoin de plus de soutien. En fait, ce sont souvent les clients qui rencontrent le plus de difficultés avec leurs Saboteurs!

C'est pourquoi il est tout à fait acceptable de laisser tomber ses masques. Laissez libre cours à votre bizarrerieOui, communiquer avec eux est un peu différent compte tenu de leur rôle, mais vous n'avez pas besoin d'atteindre un niveau de performance inatteignable. Soyez vraiment vous-même. Votre meilleure version, celle qui vous ressemble le plus, mais vous restez vous-même.

8 conseils pour une communication efficace des dirigeants

1. Adoptez le bon état d'esprit.

Votre état d'esprit est le fondement de tout ce qui suivra. Il s'agit de définir clairement votre intention, et s'engager pleinement dans le leadership personnel.

Élaborez un plan pour tout ce que vous devez faire afin d'aborder la situation avec clarté et confiance. Peut-être êtes-vous plus performant après avoir médité, fait une promenade…, pratique de l'ancrage, Pratiquez des exercices de respiration, lisez des citations ou des passages inspirants, faites une séance de yoga, prenez le temps de visualiser ou écoutez de la musique. Décidez à l'avance de ce dont vous avez besoin et planifiez cette activité dans votre agenda, juste avant votre réunion.

En commençant par votre état d'esprit, et en le maîtrisant de façon intentionnelle et presque rituelle, vous serez en mesure de vous présenter sous votre meilleur jour, authentique et en vous laissant guider par votre cœur. Vous vous sentirez plus à l'aise, ce qui transparaîtra dans votre façon de parler et d'agir. Certes, il est important d'aller droit au but lors de la réunion, mais il est tout aussi important d'établir un lien – avec vous-même et avec la personne que vous rencontrez. Aborder la réunion avec un état d'esprit clair et confiant vous permettra d'y parvenir.

2. Commencez par définir l'objectif.

Définissez clairement votre vision et ayez l'intention de les y associer !

Quel est l'objectif final de cette réunion ? Que souhaitez-vous obtenir ? Lorsque je réfléchis à la manière d'aborder les relations avec la direction et les cadres supérieurs, je commence par comprendre ce qui est important pour eux à leur poste. L'efficacité est souvent leur priorité absolue. Si vous vous contentez de dire que vous souhaitez discuter d'idées, cela peut être perçu comme une priorité secondaire. Non pas que vos idées soient sans valeur, mais parce que les dirigeants sont souvent soumis à une forte pression pour que les choses avancent.
Privilégiez plutôt des déclarations définitives, telles que : “ Mon objectif aujourd’hui est de voir si nous pouvons nous entendre sur les prochaines étapes ”, ou “ Je souhaite trouver une solution à notre problème de personnel ”, ou encore “ J’espère obtenir l’approbation finale de ce budget aujourd’hui. ”
Si votre intention est réellement de discuter ou de réfléchir ensemble, précisez le ‘ pourquoi ’, c'est-à-dire le but. Par exemple : “ J'aimerais clarifier certains points aujourd'hui afin de pouvoir prendre une décision éclairée pour l'avenir ” ou “ J'ai une idée que je souhaite discuter afin de pouvoir soit la mettre en œuvre, soit la revoir entièrement. ”
Pour les dirigeants, il est important que les projets aboutissent, et cela vous fera bonne figure si vous partagez cette priorité.

3. Allez droit au but.

Vous avez énoncé votre objectif, allez maintenant au cœur du sujet. Quel est votre objectif final ??

En résumé, votre argumentaire pourrait être : “ Avec nos effectifs actuels, le respect des délais de ce projet entraînera de nombreuses heures supplémentaires. Nous avons déjà eu recours à des heures supplémentaires pour le projet précédent et je suis convaincu que si nous réitérons cette pratique, cela aura un impact négatif sur l’organisation. ” Ou encore : “ Nous sommes tous conscients de l’évolution de la conjoncture économique ces dernières années. Par conséquent, ce budget prévisionnel est plus important que les années précédentes. Commençons par expliquer ce qui a changé et pourquoi. ”

N'éludez pas les sujets difficiles et n'omettez pas les mauvaises nouvelles. Personne n'aime entendre – ni annoncer – de mauvaises nouvelles, mais un bon leader apprécie l'honnêteté et l'efficacité de la transparence. La transparence engendre la confiance. Soyez courageux, confiant et clairvoyant.

4. Fournir une structure.

L'un des plus grands défis pour les cadres est de devoir jongler rapidement entre différents sujets tout au long de la journée. Et presque chaque sujet est urgent, prioritaire, voire les deux. De quoi donner le tournis ! Gardez à l'esprit qu'ils sont humains.

Structurer votre discussion leur permettra de saisir rapidement les points clés du sujet. Si vous faites une présentation, annoncez brièvement et succinctement les 3 points que vous aborderez (ou tout autre nombre, mais…). il y a une raison 3 On l'appelle le “ nombre magique ”. Outre le courage et la confiance, j'encourage mes clients à toujours aborder les présentations avec compassion. Une présentation bien structurée et facile à suivre est un acte de compassion.

S'il s'agit d'une réunion informelle, vous pouvez simplement énoncer les points que vous souhaitez aborder. Mieux encore, ayez-les écrits sur un bloc-notes devant vous afin d'éviter les hésitations et de montrer votre préparation. Veillez à être bref.

5. Inclure des indicateurs.

Les indicateurs, les statistiques et les données constituent les preuves concrètes qui étayent votre argumentation ou votre idée. Les dirigeants savent que leurs décisions peuvent avoir des répercussions importantes et ils en sont pleinement conscients. En appuyant vos idées ou vos préoccupations sur des indicateurs, vous démontrez votre sérieux et vous fournissez un contexte essentiel pour faciliter la prise de décision des dirigeants.

Idéalement, vos indicateurs démontreront un lien direct avec la performance de l'organisation. Par exemple, vous pourrez montrer que, malgré un coût initial plus élevé lié au changement de fournisseur, les économies à long terme seront plus importantes. Vous pourrez également mettre en évidence les baisses générales de productivité ou de qualité lorsque les délais des projets sont serrés, ou encore constater l'impact insuffisant de certaines initiatives commerciales.

Si vos indicateurs ne constituent pas un lien direct, assurez-vous qu'ils soient pertinents et proviennent de sources crédibles. Supposons que vous souhaitiez encourager le télétravail au sein de l'entreprise, mais qu'aucun indicateur interne ne vienne étayer votre proposition. Dans ce cas, vous pouvez vous référer à des études sur l'engagement et la productivité des employés, ainsi que sur les économies réalisées par l'entreprise grâce au télétravail. Veillez à ce que vos sources soient reconnues et crédibles, et que les résultats des études soient applicables à votre organisation.

6. Alignez tout sur les objectifs et les valeurs de l'entreprise… ainsi que sur les vôtres.

Les cadres supérieurs, les dirigeants et les cadres supérieurs le font déjà quotidiennement. C'est généralement le facteur qui influence le plus leurs décisions : est-ce que cela correspond à nos objectifs ?

Si votre présentation n'est pas clairement alignée sur ces objectifs, vous risquez fort d'essuyer un refus. Parfois, ce refus se manifeste par une remarque du genre : ‘ Idée intéressante. Revenons-en l'année prochaine/au prochain trimestre. ’ Quoi qu'il en soit, ce ne sera pas une priorité.

Il est possible que votre idée devrait devenir Cela fait partie des objectifs de l'entreprise. Si vous partagez cette conviction, alors ce devrait être votre point de départ : votre priorité absolue. Préparez-vous à des résistances car, comme je l'ai dit, les objectifs existants sont la priorité des dirigeants. N'hésitez pas à défendre ce sujet si vous y tenez vraiment. Sachez simplement que ce sera probablement plus difficile.

Les objectifs généraux de l'entreprise doivent être accessibles à tous les employés. Avant même de formuler votre idée, imprimez ou notez ces objectifs et vérifiez leur cohérence avec votre proposition. Si ce n'est pas le cas, il est temps de revoir votre copie (et/ou de vous poser des questions plus approfondies sur votre projet). but et ikigai, surtout si vous tenez beaucoup à votre idée).

Si tout concorde, tant mieux. Mettez clairement en évidence cette concordance dans votre présentation et vos réponses aux questions.

Au regard de vos propres objectifs et valeurs, demandez-vous comment cela s'inscrit dans votre vision globale Pour soi-même. Parfois, lorsqu'on souhaite progresser dans sa carrière, on oublie de se demander si les actions entreprises sont réellement en accord avec cette vision. Cela peut nous amener à accepter des projets pour faire partie d'une équipe, alors que ces projets nous éloignent en réalité de nos objectifs. Ou encore, à viser une promotion qui ne nous intéresse pas vraiment, mais qui donne l'impression d'“ avancer ”.

N'oubliez pas, avant tout, Votre rôle est de vous diriger vous-même. Personne d'autre ne le fera pour vous, et personne d'autre ne peut le faire aussi bien que vous.

7. Soyez ouvert – VRAIMENT ouvert – aux commentaires.

Le plus important avec les retours d'information, c'est de pratiquer le détachement. Le détachement signifie ne pas lier son identité ni son estime de soi à quoi que ce soit d'extérieur à soi-même. Cette pratique permet d'écouter les commentaires objectivement, et ne pas prendre les critiques personnellement.

Si les dirigeants posent des questions difficiles, vous pouvez avoir l'impression d'être attaqué. Mais c'est en réalité le signe qu'ils prennent vos idées au sérieux. Leur rôle est d'approfondir le sujet, donc s'ils le font, c'est qu'ils sont impliqués. Rester détaché à ce moment-là vous permet de répondre avec plus de clarté et de confiance, tout en gardant le cap. votre estime de soi intacte.

Le détachement permet également d'examiner objectivement ses erreurs potentielles et de reconsidérer sa position. Reconnaître cela ouvertement est un signe de grande maturité, de professionnalisme et de volonté d'évoluer.

Lorsque vous êtes véritablement ouvert aux retours, vous ouvrez la voie à la co-création. C'est à ce moment que vous vous impliquez pleinement et que vous commencez à collaborer pour concevoir des solutions. Il ne s'agit plus seulement de la tâche à accomplir, mais aussi d'une opportunité de tisser des liens. Lorsque vous êtes pleinement ouvert aux retours – et que vous considérez votre idée comme un travail en cours – de grandes choses se produisent. Certes, cela peut vous amener à revoir votre copie, mais l'un des résultats est que vous aurez eu une interaction co-créative avec la direction, et cela laisse une impression durable.

8. Concluez par votre demande.

Vous rencontrez ce cadre dirigeant/responsable/équipe de direction pour une raison précise. Que souhaitez-vous obtenir exactement d'eux ? C'est crucial. Nombre d'entre nous hésitent à ce stade. Nous avons peur de formuler des demandes. Pourtant, sans poser de questions, impossible d'avancer.

Votre demande pourrait ressembler à ceci : “ Compte tenu de ces informations, seriez-vous disposé à approuver l’embauche de deux personnes supplémentaires ? ” ou “ Personnellement, je privilégierais l’option 2 en raison des coûts. Seriez-vous prêt à l’approuver ? ” ou encore “ Je comprends que vous devez prendre en compte certains facteurs. Serait-il possible de prendre une décision vendredi ? ”

Comment se préparer à une réunion avec la haute direction

Lors de réunions avec des dirigeants – ou toute personne ayant un emploi du temps chargé ou stressant – la concision est essentielle. Cependant, il est tout aussi important de transmettre l'idée principale. Se préparer en conséquence – en veillant à utiliser les mots justes, de la bonne manière, et UNIQUEMENT les mots justes – demande du temps.

Il faut aussi du temps et de la préparation pour se sentir à l'aise lors d'une réunion de groupe ou d'un entretien individuel avec la direction. Se sentir à l'aise, c'est plus que simplement gagner en confiance. C'est aussi être en paix avec son corps et sa voix.

La bonne nouvelle, c'est que les efforts déployés pour parvenir à la concision vous aident à gagner en confiance avec votre sujet.

Pour une analyse approfondie de la prise de parole en public (qui peut également être utile lors de réunions informelles), cet article sur Préparer et réaliser d'excellentes présentations vous aidera..

En plus de cette ressource, voici quelques conseils pour vous aider à vous préparer :

Demandez-vous : “ Qu’est-ce qui est le plus important ici ? ”
Déterminer le l'influence que vous souhaitez avoir.
Notez tout ce que vous voulez dire, puis corrigez. Impitoyablement.
Entraînez-vous à voix haute à ce que vous allez dire.
Entraînez-vous à vous tromper. Oui, vous avez bien lu ! Lorsque vous faites une erreur à l'entraînement, résistez à l'envie de recommencer, à ce besoin de perfection. Au lieu de cela, essayez de danser sur le moment présent ; saisissez l'occasion d'accepter l'erreur. vulnérabilité professionnelle et créer quelque chose de merveilleux. Cela vous aidera aussi à surmonter la peur de l'échec, pour ne pas être paralysé(e) si cela se produit en direct.
Entraînez-vous encore plus avec des personnes en qui vous avez confiance (y compris la partie où vous faites des erreurs).
Demandez à un ami, un collègue ou un coach de confiance de jouer le rôle du dirigeant et de vous poser des questions difficiles.
Réfléchissez à votre BATNA pour vous permettre de rester concentré(e) lors d'une discussion.
Si vous souffrez du syndrome de l'imposteur, envisagez comment votre lieu de travail peut contribuer Préparez-vous en conséquence. Vous pouvez envisager différents scénarios et décider comment vous réagirez.
Explorez votre propre modèles mentaux et celles des personnes que vous rencontrez pour vous aider à déceler d'éventuels angles morts ou des voies alternatives.
Si vous êtes bloqué ou si votre demande est refusée, demandez “ Quelles sont les autres possibilités ? ” afin d'ouvrir davantage de perspectives et de favoriser la co-création.
Prendre responsabilité inconditionnelle pour votre approche et votre réponse.
Lâchez prise sur le résultat. Vous ne pouvez contrôler que votre approche et votre réaction (voir point précédent). Si vous vous laissez envahir par l'inquiétude quant au résultat, vous n'exploitez pas pleinement votre potentiel pour donner le meilleur de vous-même.
Entraînez-vous encore un peu.

Il est vrai que nous vivons dans un monde aux structures sociales obsolètes, aux croyances limitantes et aux comportements toxiques. Tout cela peut rendre la communication efficace particulièrement ardue. Cependant, il est tout aussi vrai que nous vivons dans un monde où ces choses évoluent, et de meilleures façons d'être Nous nous mobilisons. Et il est vrai que chacun d'entre nous contribue à bâtir un monde meilleur en donnant le meilleur de soi-même, avec toute sa singularité. Revenons sans cesse à ce simple changement de perspective. Les dirigeants sont des êtres humains. Vous aussi ! Vous occupez des rôles différents, mais vous méritez tous d'être entendus, respectés et appréciés.

Si vous souhaitez des conseils – pour vous-même ou votre équipe – pour renforcer vos compétences en communication et pratiquer un leadership plus conscient, Je vous invite à prendre contact avec moi.